28. Dezember 2024
Aktuelle Schlagzeilen:
AI Agents übernehmen zukünftig vielfältige Aufgaben von Mitarbeitenden
ZDF 25.12.24: „Kommunen Schlagen Alarm wegen Fachkräftemangel„
AI Agents ersetzen spezifische Software Anwendungen
Microsoft CEO „KI-Agenten werden Apps und SaaS-Plattformen ersetzen„
Was sind AI Agents?
AI Agents, oder künstliche Intelligenz-Agenten, sind Softwareprogramme, die in der Lage sind, Aufgaben zu lösen. Dabei nutzen sie Techniken wie Datenanalyse und natürliche Sprachverarbeitung, um mit ihrer Umgebung zu interagieren, Entscheidungen zu treffen und spezifische Probleme zu adressieren. Auch wenn weniger Programmierung notwendig ist, so benötigen Agenten klare Instruktionen, die über natürliche Sprache erfolgen können und die Daten die zur Verarbeitung notwendig sind.
Im Kontext der Geschäftsprozessautomatisierung sind sie besonders wertvoll, da sie komplexe Arbeitsabläufe optimieren, manuelle Prozesse ersetzen und Fehlerquellen reduzieren können.
Einsatzgebiete in der Geschäftsprozessautomatisierung
AI Agents können in zahlreichen Bereichen eingesetzt werden, wie zum Beispiel:
- Datenverarbeitung und -analyse: Sie können große Mengen an Daten analysieren und daraus verwertbare Erkenntnisse gewinnen.
- Buchhaltungs- und Finanzprozesse: Automatisierte Erstellung von Buchungssätzen oder Berichten.
- Kundenservice: Chatbots und virtuelle Assistenten, die Kundenanfragen bearbeiten.
- Supply Chain Management: Optimierung von Lieferketten.
Einfluss auf die Arbeitswelt
AI Agents werden die Arbeitswelt grundlegend verändern. Sie übernehmen Aufgaben, die bisher von Menschen durchgeführt wurden, und bieten dabei eine überragende Flexibilität im Vergleich zu klassischen Applikationen. Während herkömmliche Softwareanwendungen oft spezifisch programmiert sind und nur innerhalb definierter Parameter arbeiten können, sind AI Agents in der Lage, dynamisch auf unterschiedliche Anforderungen zu reagieren und sich an neue Umgebungen anzupassen.
Tätigkeiten, die typischerweise von Auszubildenden oder Aushilfen ausgeführt werden, wie Dateneingabe, einfache Recherchen oder Routineanalysen, können ebenfalls von AI Agents übernommen werden – vorausgesetzt, die notwendigen Schnittstellen und Ressourcen sind zugänglich. Darüber hinaus werden AI Agents langfristig klassische Applikationen ersetzen, da sie durch ihre Flexibilität und Effizienzsteigerung überlegen sind.
Praxisbeispiele
Fall 1: Erstellung von Buchungssätzen aus Projektdaten
Ein Unternehmen hat ein Projektdatenblatt im PDF-Format, das die einzelnen Positionen eines Projekts enthält. Der AI Agent erhält die Aufgabe, für unterschiedliche Geschäftsbereiche je nach deren Anteil die entsprechenden Buchungssätze zu erstellen. Dazu geht der Agent wie folgt vor:
- Extraktion der Projektdaten: Mithilfe von Texterkennungssoftware liest der Agent die relevanten Informationen aus dem PDF aus.
- Zuordnung zu Geschäftsbereichen: Anhand der in einer separaten Liste hinterlegten Kostenträger ordnet der Agent die Positionen den Geschäftsbereichen zu.
- Erstellung der Buchungssätze: Der Agent erstellt einen Python Code und führt ihn aus. Darin berechnet die anteiligen Werte und erstellt für jede Position und Quartal den korrekten Buchungssatz. Die Buchungssätze werden anschließend gesammelt in einer CSV Exportdatei bereitgestellt.
Dieser Prozess, der zuvor viel manuelle Arbeit erfordert hätte, wird in automatisiert und es ist hierzu keine Programmierung erforderlich. Allerdings muss die Aufgabe sehr detailliert Schritt für Schritt beschrieben werden. Ebenso wenn man einer Aushilfskraft die Aufgabe erläutern würde.
Praktisch umgesetzt habe ich den Fall mit Azure AI Foundry nur mit Hilfe eine Instruktion (Promt) der natürlich etwas umfangreicher war, da die Instruktion im Detail letztlich sehr komplex ist. Theoretisch sollte Microsoft Copilot Agent (Create Agent) das auch können, dort scheitete aber die Umsetzung und Ausführung des Phython Codes. Und Microsoft Copilot kann keine CSV Datei zum Download anbieten wie Azure AI Foundry. Bei Interesse kann ich das Beispiel gerne detaillierte darstellen.
Fall 2: Ablage und Sortierung von Dokumenten
In einem Unternehmen werden PDF-Dokumente, wie E-Mail-Anhänge oder gescannte Unterlagen, in einen Eingangsordner gelegt. Ein AI Agent übernimmt die Aufgabe, diese Dokumente effizient zu organisieren. Der Prozess funktioniert wie folgt:
- Dokumentenanalyse: Der Agent liest die Dokumente aus und entnimmt relevante Informationen wie Absender, Empfänger, Datum, Art des Dokuments sowie weitere Daten wie Rechnungsnummer, Referenznummer und Rechnungsbetrag, falls vorhanden.
- Kategorisierung: Basierend auf den extrahierten Informationen kategorisiert der Agent die Dokumente und weist sie bestimmten Kategorien wie Rechnungen, Bestellungen oder Verträgen zu.
- Metadaten-Erstellung: Der Agent erstellt eine Liste der relevanten Metadaten, die von einem Automatisierungstool genutzt werden kann, um die Dokumente korrekt im Archiv oder Dokumentenmanagementsystem (DMS) abzulegen.
- Zusätzliche Verarbeitung: Im Falle von Rechnungen extrahiert der Agent zusätzlich Buchungsdaten, die direkt für die Buchhaltung verwendet werden können.
Durch diesen automatisierten Prozess werden lästige Aufgaben wie das Ordnen und Ablegen von Dokumenten effizient gelöst. Gleichzeitig reduziert sich der manuelle Aufwand erheblich, und Fehler bei der Ablage werden minimiert. Ergänzt durch Automatisierungstools wie Workflow-Applikationen (Power Automate oder n8n) kann der AI Agent an Eingangspostfächer und Archivsysteme sowie Datenbanken angeschlossen werden.
Fazit
AI Agents bieten immense Möglichkeiten, die Effizienz und Flexibilität in Unternehmen zu steigern. Sie können Routineaufgaben übernehmen, die bisher von Menschen ausgeführt wurden und schaffen so Raum für kreativere und strategischere Tätigkeiten. AI Agents können darüber hinaus auch spezifische Applikationen ersetzen (wie z.B. im Fall 2 ein DMS System)
Mit der richtigen Integration und den passenden Schnittstellen können AI Agents eine zentrale Rolle in der Automatisierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen spielen.
Damit können AI Agent dem Fachkräftemangel begegnen. Kommunen befürchten großen Einschränkungen und die immer komplexer werdenden Vorschriften und Regelungen lassen sich nicht mit immer weniger Fachkräften bewältigen.
Für Aufgaben in der Digitalisierung braucht es keine spezifischen Applikationen mehr, AI Agents mit Zugriff auf Schnittstellen und Datenquellen können flexibel eine Vielzahl von Aufgaben übernehmen und für die Anwender ein neues UI darstellen. \
Die AI Agenten werden aber ihre Aufgaben nicht auf wundersame weise einfach so tun. Auch sie brauchen klare, verständliche und detaillierte Anweisungen. Auch wenn dafür weniger spezifische Fähigkeiten, wie Programmierung benötigt werden müssen die auch in natürlicher Sprache klar und strukturiert formuliert werden. Der Lösungsarchitekt hat also weiterhin (noch) zu tun.
Anbei die Details zu meinem Test:
Dokumente:
Kostenstträgerliste als PDF:
Projektbericht als PDF:
Führe folgende Schritte für die im Prompt angegebene Datei aus:
Achte darauf die Schritte wie angegeben umzusetzen in der richtigen Reihenfolge.
#Schritt 1 Datenauslesen
Lese aus dem angegebenen Dokument folgende Werte aus:
Wert: Projektname = der Wert der zwischen dem Begriff "Projektbericht - Projekt", einer vierstelligen Nummer und einem "/" steht in der ersten Zeile des Dokuments
Wert: Stichtag = das Datum des Stichtags
Wert: Kunde = Name bzw. Firmierung des Kunden
Wert: Ort = der Ort in der Adresse des Kunden
Wert: Budget der Wert des Budgets als Zahl
Wert: DB-Ziel das DB Ziel als Prozentwert
#Schritt 2
Lise aus dem Dokument die Werte für die Bereiche und die jeweiligen Anteile in Prozent aus und bearbeite sie wie im Schritt 3 beschrieben.
#Schritt 3
Für jeden Bereich schaue in der Datei KST-Liste.pdf nach ob, ob der Bereich enthalten ist, wenn ja lies den Wert für Kostenträger aus. Ist der Bereich NICHT in der Datei KST-Liste.pdf enthalten mache mit Schritt 3 weiter sofern noch Bereiche erkannt und nicht bearbeitet sind.
#Schritt 4
Schreibe in eine CSV Datei die mit Semicolon getrennte Felder hat mit einem Header bestehend aus der ersten Zeile mit den Spalten: Projekt, Kunde, Bereich, Kostenträger, Periode, Art und Betrag
Für Zeile aus der Tabelle "Deckungsbeitragsrechnung" in der "Ertrag" in der ersten Spalte steht scheiben eine Zeile in die CSV Datei mit folgenden Werten:
Kunde = Wert Kunde
Projekt = Wert Projektname
Bereich = Wert Bereich der zu diesem Durchgang gehört
Kostenträger = der Wert Kostenträger zu dem Bereich in diesem Durchgang
Art = "Ertrag"
Betrag = aus der Spalte Q1 der jeweiligen Zeile multipliziert mit dem Anteil des Bereiches des jeweiligen Durchlaufs.
scheiben eine weitere Zeile in die CSV Datei mit folgenden Werten:
Projekt = Wert Projektname
Kunde = Wert Kunde
Bereich = Wert Bereich der zu diesem Durchgang gehört
Kostenträger = der Wert Kostenträger zu dem Bereich in diesem Durchgang
Art = schreibe "Ertrag"
Betrag = aus der Spalte Q2 der jeweiligen Zeile multipliziert mit dem Anteil des Bereiches des jeweiligen Durchlaufs.
scheiben eine weitere Zeile in die CSV Datei mit folgenden Werten:
Projekt = Wert Projektname
Kunde = Wert Kunde
Bereich = Wert Bereich der zu diesem Durchgang gehört
Kostenträger = der Wert Kostenträger zu dem Bereich in diesem Durchgang
Art = schreibe "Ertrag"
Betrag = aus der Spalte Q3 der jeweiligen Zeile multipliziert mit dem Anteil des Bereiches des jeweiligen Durchlaufs.
scheiben eine weitere Zeile in die CSV Datei mit folgenden Werten:
Projekt = Wert Projektname
Kunde = Wert Kunde
Bereich = Wert Bereich der zu diesem Durchgang gehört
Kostenträger = der Wert Kostenträger zu dem Bereich in diesem Durchgang
Art = schreibe "Ertrag"
Betrag = aus der Spalte Q4 der jeweiligen Zeile multipliziert mit dem Anteil des Bereiches des jeweiligen Durchlaufs.
Für Zeile aus der Tabelle "Deckungsbeitragsrechnung" in der "Material" in der ersten Spalte steht scheiben eine Zeile in die CSV Datei mit folgenden Werten:
Kunde = Wert Kunde
Projekt = Wert Projektname
Bereich = Wert Bereich der zu diesem Durchgang gehört
Kostenträger = der Wert Kostenträger zu dem Bereich in diesem Durchgang
Art = "Materialeinsatz"
Betrag = aus der Spalte Q1 der jeweiligen Zeile multipliziert mit dem Anteil des Bereiches des jeweiligen Durchlaufs.
scheiben eine weitere Zeile in die CSV Datei mit folgenden Werten:
Projekt = Wert Projektname
Kunde = Wert Kunde
Bereich = Wert Bereich der zu diesem Durchgang gehört
Kostenträger = der Wert Kostenträger zu dem Bereich in diesem Durchgang
Art = "Materialeinsatz"
Betrag = aus der Spalte Q2 der jeweiligen Zeile multipliziert mit dem Anteil des Bereiches des jeweiligen Durchlaufs.
scheiben eine weitere Zeile in die CSV Datei mit folgenden Werten:
Projekt = Wert Projektname
Kunde = Wert Kunde
Bereich = Wert Bereich der zu diesem Durchgang gehört
Kostenträger = der Wert Kostenträger zu dem Bereich in diesem Durchgang
Art = "Materialeinsatz"
Betrag = aus der Spalte Q3 der jeweiligen Zeile multipliziert mit dem Anteil des Bereiches des jeweiligen Durchlaufs.
scheiben eine weitere Zeile in die CSV Datei mit folgenden Werten:
Projekt = Wert Projektname
Kunde = Wert Kunde
Bereich = Wert Bereich der zu diesem Durchgang gehört
Kostenträger = der Wert Kostenträger zu dem Bereich in diesem Durchgang
Art = "Materialeinsatz"
Betrag = aus der Spalte Q4 der jeweiligen Zeile multipliziert mit dem Anteil des Bereiches des jeweiligen Durchlaufs.
Setze den Durchlauf mit #Schritt 3 fort solange noch Bereiche gefunden wurden die noch nicht mit #Schritt 4 durchlaufen sind.
Wird der Bereich in der Datei "KST-Liste" nicht gefunden und es sind keine Bereiche unbearbeitet setze mit #Schritt 5 fort:
Schritt 5
Erstelle die CSV Datei mit den Datensätzen aus #Schritt 4
Das Ergebnis:
